○昭和村文書取扱規程

昭和五十三年三月二十日

訓令第一号

(目的)

第一条 この規程は、昭和村処務規程(昭和四十二年昭和村規程第二号)第十六条に基づき、完結文書の編さん、保存について、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書の編集)

第二条 処理完結した文書は、主務係で編集し、毎暦年(歳入歳出及び出納に関するものは毎会計年度)の終りから三月以内までに文書保存台帳に登録し、日常使用のものを除き、総務係に引継がなければならない。

(文書の保存)

第三条 文書の保存年限は、次の四種とする。

永久保存 十年保存 五年保存 二年保存

第四条 永久保存に属する文書は、次のとおりとする。

 条例又は規則の制定又は改廃に関するもの

 訓令、告示等の制定又は改廃に関するもので、特に重要なもの

 歴史上の参考となるべきもの

 基本財産、各種積立金その他財産の管理処分に関するもの

 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの

 村議会、各種委員会、審議会等の議事録で重要なもの

 職員の進退、身分又は賞罰に関するもので重要なもの

 事務引継に関するもの

 不服申立て、訴訟及び争議に関するもの

 権利の設定、変更(各種契約を含む。)及び移転に関するもの

十一 原簿、台帳、カード等の帳票で特に重要なもの

十二 文書保存台帳

十三 前各号に掲げるもののほか永久保存を必要と認めるもの

第五条 十年保存に属する文書は、次のとおりとする。

 訓令、告示等の制定若しくは改廃に関するもの又は通達内規等に関するもので重要なもの

 村議会に関する書類で永久保存の必要のないもの

 選挙に関するもの

 報告、届出、復命又は調査に関するもので特に重要なもの

 職員の給与に関するもの

 請願、建議又は陳情に関するもので特に重要なもの

 歳入歳出予算に関するもの

 統計報告書類

 文書収受簿、公示登録簿

 官報、県報

十一 決算を終つた金銭、物品に関する書類

十二 前各号に掲げるもののほか十年の保存を必要と認めるもの

第六条 五年保存に属する文書は、次のとおりとする。

 訓令、告示等の制定若しくは改廃に関するもの又は通達内規等に関するもの

 報告、届出、復命又は調査に関するもので重要なもの

 請願、建議又は陳情に関するもので重要なもの

 各種統計、試験研究等に関するもの

 広報に関するもので重要なもの

 予算、決算又は出納に関するもので他の種別に属しないもの

 原簿、台帳、カード等の帳簿

 出納簿、日誌の類

 前各号に掲げるもののほか五年の保存を必要と認めるもの

第七条 永久、十年及び五年保存に属しない文書は、すべて二年保存に編入するものとする。

第八条 保存年限の始期は、処理完結した年の翌年から起算する。ただし、歳入歳出及び出納に関するものは、当該会計年度終了の年の翌年度から起算する。

2 簿冊類は、これを閉鎖したときをもつて処理完結したものとみなす。

3 官報、県報並びにその他の定期刊行物は、その年の最終版で処理完結したものとみなす。

第九条 歳入歳出及び出納に関するものは、会計年度その他は暦年で分界し、処理完結の日の順序に編集しなければならない。

2 図書、ひながた類にして本書と紙幅等を異にし、これにつづり込み難いものは別冊とし又は袋の類に収めおのおのその要領を表記しなければならない。

3 多数の文書を有する事件は、首に終結の文書を置き順次日附順につづらなければならない。

4 他のつづりに関連する文書は、その関係の最も多い類目に編集し、他のつづりには謄本をつづり込むか、又は要旨を記入して置かなければならない。

5 多数の文書を有する事件であつてその文書中同一年限保存するを有しないものは、おのおの相当年限に編集し、それぞれの旨を記入しておかなければならない。

第十条 編集する文書は、厚さおよそ十センチメートルを限度として装ていし、表紙(様式第一号)を附さなければならない。ただし、保存年限十年以下のものは、便宜仮りつづりにしておくことができる。

2 装ていに適しないものは、袋におさめ、若しくはひもでくくる等適当な方法を用い、その見易い個所に様式第一号の表紙に記載すべき事項を記載しておかなければならない。

第十一条 保存年限十年以上の文書には、索引(様式第二号)を附さなければならない。ただし、歳入歳出及び出納に関する文書その他将来の検出上必要のないものは省略してもよい。

第十二条 この規程により総務係において保管する文書は、法令集及び例規集並びに文書保存台帳を除くほか、すべてこれを書庫に収蔵しなければならない。

2 各係長は、その係の事務に関係ある事項につき、前項の法令集及び例規集に改廃を記入し、その沿革を明かにしておかなければならない。

第十三条 書庫内の書棚には、それぞれ番号を附さなければならない。

2 永久保存文書は、各係ごとに保存年別に番号を附し、その番号順に収蔵しなければならない。ただし、書棚の見易い個所に当該年を表示しておかなければならない。

3 永久保存すべき定期刊行物は、一定の書棚に発行順又は年順に収蔵しなければならない。

4 有期保存文書は、各係ごとに、保存年別に番号を附してその番号順に収蔵しなければならない。ただし、書棚の見易い個所に当係名及び保存年限を表示しておかなければならない。

第十四条 保存年限の満了した文書は、総務係長において、主務係長に合議し、廃棄の決裁を受けなければならない。ただし、廃棄につき法令により他の官公署と交渉を要するものは、交渉を了してから廃棄の決裁を受けなければならない。

2 廃棄の決裁を受けたときは、総務係において文書保存台帳にその決裁の年月日を記入しなければならない。

3 廃棄文書中印章等を他に使用し、又は他人の名誉に関し、その他事故誘発のおそれあるものは、寸断抹消その他適当なる予防をしておかなければならない。

第十五条 庁員以外の者に書庫に収蔵せる文書を閲覧、貸与又は写させるときは、主務係長において総務係長に合議の上決裁を受けなければならない。

第十六条 書庫は、総務係においてこれを主管し、係員の他みだりに出入りしてはならない。

第十七条 書庫に於いては、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

昭和村文書取扱規程

昭和53年3月20日 訓令第1号

(昭和53年3月20日施行)